律师工作习惯之工作底稿与索引

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一说到工作底稿估计不少人会联想到注册会计师的工作底稿，没错，本文要讨论的就是将注册会计师常用的工作底稿移植到律师工作中，尤其是在非诉项目中。工作方式没有界限，只要稍加运用和加工就带来极为理想的收获，如提高效率、取得商业价值等。索引是沿用档案学中的概念，将概念移植律师实务中也会带来意想不到的效果，索引其主要功能是针对较为庞杂的文件进行归类编号，是便于查询和管理。

一、工作底稿的运用

收购项目中，律师的工作职责在于对目标公司开展尽职调查并尽可能多地获取能够客观完整反映目标公司的文件和资料，以提供给决策层在是否决定收购和报价等问题上予以参考，因此，律师应该准备尽职调查的工作底稿。工作底稿根据目的不异同，可分为：

公司综合类工作底稿。记录公司历次股东会决议、公司章程修正案、公司法定代表人变更或公司其他公示情况变更、公司管理架构、公司高级管理人员和专业技术人员情况等内容。

公司股份结构类工作底稿。主要记录公司股东身份情况、公司的股份结构以及股份变更情况的事项。

公司资产负债状况类工作底稿。主要记录公司重大实物资产的法律状态、公司无形资产的法律状态、对外担保情况、对外投资情况、设定抵押质押的资产状况、长期负债法律状态等内容。当然根据情况，还有必要建立公司未决诉讼类和相关事项的工作底稿。

这些工作底稿能够综合零散资料里分布的信息，让律师得出综合型的公司信息，工作底稿应该作为律师工作档案入卷保存。

二、索引的运用

索引同时具有目录和编码的功能，在一个案件或项目庞杂的文件系统中，缺乏索引的帮助，就好比是在大海里寻找一根针。索引通常有如下几种编写方式：

按照时间顺序予以编写。比如公司股东会决议作出的时间，公司借款合同签订时间等。

按照文件类别予以编写。比如公司资产类的文件可以作为一类，而公司负债类的文件则应该归于另外一个类别，可以对不同类别的文件采用不同的编号和文件颜色，再如资产类的文件用ZC-001-001编号，负债类的文件用FZ-001-001编号，这样就可以杜绝流水号无法识别类别的缺点。有了索引就可以在几千万页的资料中找到目标文件，可以很大的提高效率和正确率。

示例：